Entwurf – bitte vom Datenschutzbeauftragten der Gemeinde prüfen und ergänzen lassen. Dies ist keine Rechtsberatung. Platzhalter stehen in [eckigen Klammern].
1. Verantwortlicher
[Name der Gemeinde, Rechtsform]
[Straße, PLZ Ort]
E-Mail: [E-Mail-Adresse]
Vertreten durch: [Name]
Datenschutzbeauftragter: [Name, Kontakt – falls bestellt]
2. Worum geht es?
„BGS Family“ ist eine geschlossene Online-Plattform für Mitglieder und regelmäßige Besucher unserer Gemeinde. Sie dient dem Kennenlernen, dem Austausch in Teams und Gruppen, Mitteilungen an alle sowie der Planung von Diensten. Inhalte sind nur für angemeldete und von der Gemeinde bestätigte Nutzer sichtbar und werden nicht von Suchmaschinen erfasst.
3. Welche Daten wir verarbeiten
- Kontodaten: Benutzername, E-Mail-Adresse, Passwort (verschlüsselt gespeichert), Registrierungsdatum, Zeitpunkt deiner Einwilligung.
- Profilangaben, die du selbst einträgst: Name, Spitzname, Telefon, Adresse, Familie, Hobbys, Zitat, „Was es über mich zu wissen gilt“, Profilfoto und weitere Fotos.
- Teammitgliedschaften und Rollen (z. B. Teamleiter), Beitrittsanfragen.
- Inhalte: Beiträge, Kommentare, private Nachrichten, hochgeladene Dateien.
- Dienstplanung: Termine und Aufgaben, für die du eingeteilt bist.
- Technische Daten: IP-Adresse und Zeitpunkt beim Aufruf (Server-Protokolle des Hosters), Zeitpunkt der letzten Aktivität, notwendige Cookies für die Anmeldung.
4. Zwecke und Rechtsgrundlagen
Wir verarbeiten deine Daten, um dir die Nutzung der Plattform zu ermöglichen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und auf Grundlage deiner Einwilligung bei der Registrierung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Soweit sich aus deinen Angaben oder deiner Teamzugehörigkeit eine religiöse Überzeugung ergibt, verarbeiten wir diese Daten auf Grundlage deiner ausdrücklichen Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO) bzw. im Rahmen der Tätigkeit einer religiösen Vereinigung gegenüber ihren Mitgliedern (Art. 9 Abs. 2 lit. d DSGVO). Technische Protokolle dienen der Sicherheit des Betriebs (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). [Prüfen: Gilt für die Gemeinde ein kirchliches Datenschutzrecht?]
5. Wer deine Daten sieht
- Bestätigte Mitglieder sehen deinen Namen (oder nur deinen Spitznamen, wenn du einen einträgst), dein Foto, deine Profilangaben unter „Über mich“ und deine Teams.
- Telefon, Adresse und E-Mail-Adresse sind für andere unsichtbar, bis du sie selbst in deinem Profil freigibst.
- Andere Mitglieder können dir über die Plattform Nachrichten schreiben, ohne deine E-Mail-Adresse zu sehen.
- Inhalte eines Teams sehen nur dessen Mitglieder. Teamleiter sehen und verwalten die Mitglieder ihres Teams und die Dienstpläne.
- Administratoren und App-Verwalter der Gemeinde haben zur Verwaltung Zugriff auf alle Daten.
6. Hosting und Auftragsverarbeitung
Die Plattform wird bei [Name des Hosters, Anschrift] in Deutschland betrieben. Mit dem Hoster besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Sicherungskopien (Backups) werden [auf demselben Server / bei Anbieter X] gespeichert. Es werden keine Daten zu Werbezwecken weitergegeben und keine Analyse- oder Tracking-Dienste eingesetzt.
7. E-Mails
Wir senden dir E-Mails, die für die Nutzung nötig sind (z. B. Kontobestätigung, Freischaltung, Benachrichtigungen). Benachrichtigungen kannst du in deinen Einstellungen anpassen.
8. Speicherdauer
Deine Daten bleiben gespeichert, solange dein Konto besteht. Wenn du dein Konto löschst oder löschen lässt, werden deine Profildaten und Inhalte gelöscht; in Backups verbleiben sie höchstens bis zu deren regulärer Löschung nach [Anzahl] Tagen.
9. Deine Rechte
Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Eine Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Dein Konto kannst du selbst in den Profileinstellungen löschen; einen Datenexport stellen wir dir auf Anfrage an [E-Mail-Adresse] bereit. Du kannst dich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren [zuständige Behörde eintragen].
10. Kinder
[Prüfen: Ab welchem Alter dürfen Personen sich registrieren? Hinweis: Wenn im Feld „Familie“ Kinder genannt werden, sind das Daten Dritter – bitte nur mit Bedacht eintragen.]
Stand: [Datum]